Jouw offerte heeft het gehaald en krijgt een ‘go’. De klant geeft jouw project groen licht. Met andere woorden: hij weet wat hij krijgt en wat het kost. Dat is logisch. En dat is mogelijk omdat jij een duidelijke projectplanning hebt voorgesteld met kostenraming.
Projectplanning geeft de verschillende partijen een duidelijk beeld van alle taken en milestones. Daarbovenop geeft een projectplanning jou – als zakelijk dienstverlener – meer focus. Software voor projectplanning richt zich op samenwerking en laat je snel inspelen op veranderende omstandigheden. Dit zijn de zes basics van een eenvoudige projectplanning.
1. Start de projectplanning met doelen en deadlines
Leg de scope van je project vast. Wat doe je wel maar evenzeer: wat doe je niet? Dan start je met een projectplanning: bepaal unieke doelen, deadlines en taken. Verlies hierbij de kosten van je project niet uit het oog. Gedurende een project kan de scope veranderen. Dat heeft dan uiteraard gevolgen voor de projectplanning en –begroting.
2. Faseer
Je projectplanning splits je op in kleinere onderdelen en behapbare fases. Elke fase heeft specifieke deliverables, milestones en taken. Welke taken moeten eerst af? Welke taken zijn cruciaal? Bundel in je projectplanning meerdere kleine taken zodat je het overzicht behoudt en je het projectteam niet overweldigt.
3. Projectplanning doe je niet alleen
Wie heb je nodig voor je project? Schakel de juiste mensen in voor de verschillende onderdelen en omschrijf voor alle betrokkenen hun rol en hun verantwoordelijkheid binnen het project.
4. Welke middelen heb je nodig?
Maak een lijst van specifieke middelen die je nodig hebt en waar je ze vandaan haalt. Denk zowel aan resources (beschikbare tijd van je teamleden) als materialen, zoals bestanden van de opdrachtgever. Probeer zo realistisch mogelijk te zijn.
5. Draaiboek
Alle elementen worden verwerkt in een planning: taken en milestones krijgen een timing. Je tijdlijn krijgt vorm. Je krijgt inzicht in welke taken afhankelijk zijn van elkaar. Zo kan je op elk moment bijsturen in de planning. Nu kan je op deadlines een datum plakken, alsook een einddatum van het volledige project.
6. Ready, set, go!
De uitvoering kan beginnen. Gaandeweg het project stelt jouw klant misschien andere vereisten aan bijvoorbeeld IT-functionaliteiten. Omdat hij het systeem al kon uitproberen of omdat jij hem vroeg feedback te geven. Omdat je je project hebt opgesplitst in kleine taken, is het eenvoudig om verbeteringen aan te brengen en het project bij te sturen. Een software programma voor projectplanning helpt om alles in goede banen te leiden. De software van Simplicate stroomlijnt het hele proces van eerste klantcontact over projectplanning tot laatste factuur.